Нужно ли хранить декларацию?

Нужно ли хранить декларацию?

Сколько должен храниться сертификат на товары?

Обязательный сертификат соответствия продукции должен храниться у заявителя вплоть до окончания срока его действия. Это требование распространяется в отношении сертификатов, выданных в российской системе технического регулирования (система ГОСТ Р, система национальных технических регламентов), а также в системе законодательства Таможенного союза. При этом копии сертификатов остаются на сохранение в органе по сертификации.

Основными документами, регламентирующие обязательства обеспечения сохранности сертификатов, являются профильные технические регламенты Таможенного союза и Российской Федерации, а также постановления Росстандарта об утверждении правил сертификации конкретных видов продукции.

Например, в статье VIII постановления Росстандарта «Об утверждении правил сертификации продукции текстильной и легкой промышленности» № 13 от 6 февраля 2001 года установлены требования к хранению и учету бланков, копий сертификатов соответствия и других документов по сертификации.   

Сколько должна храниться зарегистрированная декларация о соответствии продукции?

Вопрос о хранении деклараций о соответствии продукции необходимо рассматривать в каждой системе технического регулирования. Именно от того, под действие каких нормативных документов попадает продукция, зависит срок хранения декларации о соответствии.

Согласно требованиям российского законодательства (система ГОСТ Р), зарегистрированная декларация должна храниться у заявителя не менее 3 лет после окончания срока ее действия. Это установлено в статье 14 Порядка принятия декларации о соответствии и ее регистрации, который утвержден постановлением Правительства РФ № 766 от 7 июля 1999 года.

В тех случаях, когда товары попадают в область регулирования российских регламентов, условия хранения деклараций регламентируются федеральным законом «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года. В соответствии со статьей 24 пунктом 7 закона заявитель должен хранить декларацию уже в течение 10 лет после окончания срока ее действия.

Что касается законодательства Таможенного союза, то требования к заявителю по хранению деклараций о соответствии закреплены в положениях технических регламентов Таможенного союза для каждой группы товаров. Обычно такой срок составляет 10 лет после окончания срока действия декларации.

В течение таких же сроков в органе по сертификации обязаны находиться копии деклараций о соответствия продукции.

Хранение прочих доказательственных материалов.

Доказательственные материалы, послужившие основой для выдачи сертификата или регистрации декларации о соответствии продукции, также подлежат обязательному хранению. Оригиналы документов должны находиться у заявителя, а копии – у органа по сертификации и испытательной лаборатории.

В состав доказательственных материалов, предназначенных для хранения, как правило, включаются:

- заявка на проведение сертификации/декларирования;

- решения органа по сертификации по заявке о выдаче/отказе в выдаче документов о соответствии;

- акт отбора образцов для испытаний;

- заключение по результатам идентификации;

- протоколы испытаний;

- контракт (договор) на поставку продукции;

- товаросопроводительные документы (счета–фактуры, инвойсы), товаротранспортные накладные);

- сертификаты происхождения, сертификаты качества изготовителей, пожарные сертификаты, свидетельства о госрегистрации, разрешение Ростехнадзора и т. д. (в зависимости от вида продукции);

- документы, содержащие информацию об изготовителях;

- программа проведения анализа состояния производства (при необходимости);

- акт анализа состояния производства (при необходимости).

В соответствии с пунктом 3.3.2 Порядка проведения сертификации продукции в Российской Федерации образцы, прошедшие испытания, подлежат хранению в течение срока годности продукции или в течение срока действия сертификата. Организация хранения образцов осуществляется испытательной лабораторией, проводившей испытания.

Копии протоколов испытаний подлежат хранению в испытательной лаборатории в течение срока годности сертифицированной продукции (в соответствии с п. 3.3.4 документа «Порядок проведения сертификации в Российской Федерации»).

Доказательственные материалы, послужившие основой для регистрации декларации, хранятся у заявителя после срока окончания действия декларации в течение:

- 3 лет согласно требованиям системы ГОСТ Р;

- 10 лет согласно требованиям российских регламентов и регламентов Таможенного союза.

Копии протоколов испытаний обязаны храниться в испытательных лабораториях, за исключением случаев, когда декларация принимается только на основании собственных обоснованиях безопасности.